महाराष्ट्र राज्य मराठी विश्वकोश निर्मिती मंडळाची स्थापना झाल्यावर विश्वकोशाच्या निर्मितीसाठी केवळ छपाईचे माध्यम उपलब्ध होते. त्यानुसार विश्वकोशाच्या निर्मितीची प्रक्रिया निश्चित करण्यात आली. अ ते ज्ञ अकारविल्हे खंडांची रचना करण्यात आली. वेगवेगळ्या विषयांतील नोदींचे वर्गीकरण त्यांच्या आद्याक्षरानुसार केले गेले आणि त्याचे प्रकाशन खंडांच्या रूपात झाले. या कार्यपध्दतीत अनेक मर्यादा होत्या. परंतु त्यावेळी जे तंत्रज्ञान उपलब्ध होते त्या परिस्थितीत त्याला पर्यायही नव्हता. विश्वकोशाचे काम वाई कार्यालयातून होत असल्यामुळे महाराष्ट्रातील तज्ज्ञांशी संपर्क साधणे, त्याचा पाठपुरावा करणे, त्यांच्याकडून नोंदी लिहून घेणे, लिहून आलेल्या नोदींचे संपादन करणे, संपादन झालेल्या नोंदी छपाईला देणे, त्यांचे मुद्रित शोधन करणे आणि अंतिम छपाई करणे यामध्ये बराच वेळ जात असे. लिहून नोंद प्रकाशित होईपर्यंत एवढा कालावधी जात असे की त्यामुळे त्यातील काही माहिती संदर्भहीन होण्याची आणि नव्या माहितीचा समावेश न केला जाण्याची शक्यताही निर्माण होत असे. गेल्या काही वर्षात माहिती आणि तंत्रज्ञानाच्या प्रगतीने एवढा वेग घेतला आहे की या सर्व मर्यादेतून बाहेर पडून विश्वकोश निर्मितीचा वेग अधिक करणे शक्य झाले आहे.
पहिल्या टप्प्यात २० खंडाचे काम पूर्ण झाल्यानंतर विश्वकोश निर्मिती मंडळाने नव्या तंत्रज्ञानाच्या आधारे आपल्या कार्यपध्दतीत आमुलाग्र बदल करण्याचा निर्णय घेतला. विश्वकोश निर्मितीची प्रक्रिया अधिकाधिक व्यापक व्हावी हा त्यामागचा दृष्टीकोन होता. महाराष्ट्रातील अनेक व्यक्ती व संस्थांचा विश्वकोश निर्मितीमध्ये सहभाग असावा यादृष्टीने विकेंद्रित कार्यपध्दती, संपर्क तंत्रज्ञानाचा वापर करून संकेतस्थळावर त्वरित माहिती उपलब्ध करून देणे आणि त्यांना ती अधिकाधिक वाचकापर्यंत पोहोचविण्याचा प्रयत्न करणे ही या कार्यपध्दतीची वैशिष्ट्ये आहेत. विश्वकोशातील विषयांची सुमारे ६० विषयांत विभागणी करून प्रत्येक विषयाचे एक स्वतंत्र आणि स्वायत्त ज्ञानमंडळ स्थापन करण्याचा निर्णय मंडळाने घेतला. मंडळाच्या विविध सदस्यांवर या ज्ञानमंडळाच्या पालकत्वाची जबाबदारी टाकण्यात आली आहे. महाराष्ट्रातील विविध विद्यापीठे, शैक्षणिक आणि संशोधन संस्था यांच्या सहकार्याने आणि त्यांच्या पालकत्वाखाली या ज्ञानमंडळांची स्थापना करण्यात आली आहे. त्या त्या विषयातील तज्ज्ञांना अशा ज्ञानमंडळांचे समन्वयक पद स्वीकारण्याची विनंती करण्यात आली. प्रत्येक ज्ञानमंडळाचे त्या त्या विषयातील तज्ज्ञ व्यक्तींचे सल्लागार मंडळ निर्माण करण्यात आले. समन्वयकाने तज्ज्ञ मंडळाच्या सहकार्याने आपआपल्या ज्ञानमंडळाची कार्यकक्षा ठरवावी असे निश्चित करण्यात आले. महाराष्ट्रातील व महाराष्ट्राबाहेरील या विषयातील तज्ज्ञ लेखकांचा शोध घेऊन त्यांना या ज्ञानमंडळातील नोदींचे लिखाण करण्याचे आवाहन करण्यात आले. विषयपालक, पालकसंस्था, समन्वयक, तज्ज्ञ सल्लागार मंडळ, संपादक, लेखक, समीक्षक आणि त्या ज्ञानमंडळाशी जोडले गेलेले वाचक अशी प्रत्येक ज्ञानमंडळाची एक साखळी असेल. प्रत्येक ज्ञानमंडळाचे स्वतंत्र संकेतस्थळ असेल असेही ठरवण्यात आले. त्यामुळे ज्यांना ज्यांना ज्ञानमंडळाच्या विषयांमध्ये रस असेल त्या सर्वांना एका व्यासपीठावर आणणे हा या मागचा उद्देश आहे. प्रत्येक ज्ञानमंडळाचे स्वरूप त्या विषयातील मुक्त विद्यापीठांसारखे राहील, अशी अपेक्षा आहे.
ज्ञानमंडळातील विषयाची, त्यातील संकल्पना, सिध्दांत, इतिहास, व्यक्ती, विशिष्ट घटना, ग्रंथ आदीनुसार विभागणी करण्यात आली आहे. प्रत्येक ज्ञानमंडळात कोणत्या नोंदी असाव्यात आणि त्याची शब्दसंख्या किती असावी, याचा आराखडा बनविण्यात आला. ही ज्ञानमंडळे संकेतस्थळावर उपलब्ध होणार असल्यामुळे नोंदीतील विषय समजण्यासाठी दृकश्राव्य माध्यमाचा उपयोग अधिकाअधिक व परिणामकारक करावा यादृष्टीने प्रयत्न सुरू आहेत. सर्व विषय सुलभरीत्या व सोपेपणाने वाचकापर्यंत पोहोचविणे या दृष्टीने प्रयत्न करण्याचे निश्चित करण्यात आले आहे.
आजच्या जागतिकीकरणाच्या युगात सर्वसामान्य व्यक्तींनाही जागतिक घटनांचे भान आले असून त्या घटनांचा त्याच्या जीवनावर परिणाम होत आहे. त्यामुळे एकविसाव्या शतकातील प्रवाही जीवनावर परिणाम करणारे घटक कोणकोणते आहेत याची कल्पना केवळ त्या क्षेत्रातील अभ्यासकांना नव्हे, तर सर्वसामान्य व्यक्तींनाही येणे आवश्यक बनले आहे. एकदा एखाद्या व्यक्तीच्या मूलभूत गरजा पूर्ण झाल्या आणि एक किमान जीवनस्तर प्राप्त झाला की, त्याला आपल्या आवडीच्या क्षेत्रात वळण्याची आवड होते. अशा क्षेत्राची माहिती मिळण्याची फारच कमी औपचारिक संधी उपलब्ध आहे. विश्वकोशातील विविध ज्ञानमंडळे त्या गरजांची पूर्ती करतील अशी अपेक्षा आहे. प्रत्येक ज्ञानमंडळ हे जगातील मराठी भाषेचे त्या विषयातील तज्ज्ञांना एकत्रित आणणारे व्यासपीठ बनेल, त्याद्वारे कोणत्याही मराठी भाषिकाला त्या विशिष्ट क्षेत्रात अधिक माहिती हवी असेल तर ती उपलब्ध करून देता येईल. ज्ञानमंडळाच्या संकेतस्थळामध्ये वाचकालासुद्धा सहभागी करून घेण्याची व्यवस्था करण्यात आली आहे. त्याला नोंदी विषयी काही सूचना करायच्या असेल किंवा भर टाकायची असेल तर तोही ती करू शकेल.
विश्वकोश हा मुक्त ज्ञानकोश असला तरी त्यातील माहिती ही विश्वासार्ह, संपादित आणि तटस्थ स्वरूपात दिली जाण्याची दक्षता घेतली जाईल. त्याद्ष्टीने प्रत्येक ज्ञानमंडळ नोंदी लिहिल्यानंतर त्याचा आशय व भाषा संपादन केले जावे अशी व्यवस्था केली जाईल. नोंद लिखाणापासून संकेतस्थळावर प्रकाशित होईपर्यंत सर्व यंत्रणा ही संगणकाद्वारे चालेल, अशी कार्यपद्धती निश्चित करण्यात आली आहे. त्यामुळे अधिक जलद गतीने काम होईल आणि आवश्यक त्या नोंदीमध्ये सातत्याने भर घालणे शक्य होईल.