कोणतेही लेखन करण्यापूर्वी अपेक्षित वाचकाचे कल्पनाचित्र लेखकाच्या डोळ्यांसमोर असणे आवश्यक असते.अपेक्षित वाचकाचे वय, शारीरिक तसेच बौद्धिक, त्याची आकलनक्षमता, शिक्षणाचा स्तर, संबंधित विषयाची ओळख, शब्दसंग्रह, वाचनाचे उद्दिष्ट वगैरे पैलूंविषयींची माहिती ते कल्पनाचित्र तयार करण्यासाठी उपयोगी ठरते. म्हणूनच विश्वकोशाचा अपेक्षित वाचक कोण असेल, याचा विचार नोंदलेखकाला तसेच आशयसंपादकाला करणे गरजेचे आहे. एक तर तो वाचक शालेय विद्यार्थ्यापासून ज्येष्ठ नागरिकांपर्यंत सर्वच वयोगटातील असण्याची शक्यता जास्त आहे. अर्थात या वाचकाचा शब्दसंग्रह अजूनही वृद्धिंगत होण्याच्या अवस्थेतलाही असू शकतो किंवा व्यापकही असू शकतो. तसेच आकलनक्षमतेमध्येही विविधता आढळू शकते. त्यामुळे शब्दसंग्रह आणि आकलनक्षमता दोन्हींचाही लसावि काढूनच आशयाची मांडणी करावी लागेल.
नोंदलेखकाची भूमिका : वाचकाचे त्या विषयासंबंधीचे कुतूहल त्याला विश्वकोशाकडे वळण्यास उद्युक्त करते. स्वाभाविकतःच त्याची त्या विषयाची ओळख जुजबीच असण्याची शक्यता असते. त्यामुळे त्याचे उद्दिष्टही प्राथमिक स्वरूपाचे असण्याची शक्यता जास्त वाटते. त्या वाचनातून कुतूहल शमून अधिक विस्तृत माहिती मिळविण्याची उत्कंठा त्याच्या मनात जागृत व्हावी, हे विश्वकोशाचे उद्दिष्ट आहे. अर्थात ती उत्कंठा शमविण्यासाठी तो अन्य स्रोतांचाही शोध घेऊ शकतो. वाचक शिक्षित असला तरी उच्चशिक्षित असण्याची शक्यता कमीच असते. त्यामुळे त्याचे विषयाचे ज्ञान उणे असेल, हे गृहीत धरूनच नोंदलेखन करावे लागेल. म्हणूनच नोंदलेखन करताना आशयाकडे अधिक लक्ष देण्याची जरुरी आहे.
नोंदलेखनाच्या शब्दमर्यादा निश्चित केल्यामुळे कोणत्याही विषयाची समग्र ओळख एकाच नोंदीत होणे शक्य नाही. म्हणून संबंधित विषयाच्या विविध पैलूंचा विचार करून त्यांपैकी प्रत्येकावर स्वतंत्र नोंद लिहिणे गरजेचे आहे.आशयसंपादन करताना या पैलूकडे लक्ष देऊन एका नोंदीचे अधिक स्वतंत्र नोंदींमध्ये रूपांतर करणे शक्य आहे काय याचा विचार प्रामुख्याने करावा लागेल. त्याचबरोबर त्या विषयासंबंधित अन्य नोंदी वाचकाला सहज सापडाव्यात अशी तरतूद करणेही आवश्यक आहे. त्यासाठी हायपरलिंकींगतंत्राचा वापर करता येईल. त्यासाठी जे काही पारिभाषिक शब्द अपरिहार्यपणे वापरावे लागतील ते सर्व संबंधित नोंदींमध्ये सारखेच असणेही जरुरीचे आहे. आशयसंपादन करताना या गरजेकडेही लक्ष देणे आवश्यक ठरावे.
विश्वकोश वाचून एखाद्या विषयात पारंगतता मिळविणे शक्य नाही. किंबहुना विश्वकोशाचा तो उद्देशही नाही. परंतु त्यासंबंधीच्या मूलभूत संकल्पनांचे स्पष्ट आकलन होणे आवश्यक आहे. ते होण्यासाठी आवश्यक तेवढाच तपशील नोंदीत असावा. इथे माहितीचा अतिरेक टाळणे गरजेचे आहे. कोणता आणि किती सखोल तपशील द्यावा याचा निर्णय घेण्यासाठी त्या मूलभूत संकल्पनांचे आकलन सर्वसामान्य वाचकाला कितपत होईल याचा अंदाज घ्यावा लागेल. संकल्पना तर स्पष्ट होईल पण गुंतागुंतीच्या तांत्रिक तपशीलापायी वाचकाचा गोंधळ उडणार नाही हे कटाक्षाने पाहावे लागेल. आशयसंपादनाचे हे एक मूलभूत तत्त्वच आहे. उदाहरणार्थ गुरुत्त्वाकर्षणाविषयीच्या नोंदीत ते विश्वाच्या मूलभूत बलांपैकी एक आहे, त्याचा विश्वात सर्वत्र अंमल असतो, त्याची तीव्रता वस्तुमान आणि अंतर या दोनच परिमाणांवर अवलंबून असते, ते विश्वात कोठेही नष्ट होत नाही. मूलभूत चार बलांपैकी ते सर्वात कमजोर बल आहे आणि त्या बलापायीच विश्व एकसंध राहिले आहे एवढ्याच पैलूंचा विचार व्हावा. त्याचा शोध कसा लागला, निरनिराळ्या ग्रहांचे गुरुत्त्वाकर्षण किती असते, या बलापायी अंतराळात घडणारे काही आविष्कार वगैरेंची माहिती नसली तरी चालेल. अन्यथा त्या संबंधी स्वतंत्र नोंद तयार करता येईल.
नोंदलेखनात लेखकाचे त्या विषयासंबंधीचे मूल्यमापन वा मत नसावे. जर तज्ञांमध्येच काही वैचारिक मतभेद असतील तर त्यांचा उल्लेख जरूर करावा. पण वैयक्तिक मतप्रदर्शन वा मल्लीनाथी टाळावी. आशयसंपादनात याकडे लक्ष द्यावे लागेल.
आशयसंपादनाची परिमाण : नोंदविषयासंबंधीच्या माहितीची अचूकता, परिपूर्णता आणि अद्ययावतता या तीन पैलूंकडे विशेष लक्ष देणे आवश्यक आहे. वाचकाने विश्वकोशातील माहिती प्रमाण मानावी ही अपेक्षा असल्यामुळे तिच्या पूर्ततेसाठी या पैलूंच्या निकडीचे कारण स्पष्ट होईल. विश्वकोशाची ही दुसरी आवृत्ती आधुनिक संगणकाधिष्टित तंत्रज्ञानावर आधारित प्रणालीचा अवलंब करणार असल्यामुळे कोणतीही नोंद सातत्याने अद्ययावत राहील याची दक्षता घेणे शक्य होणार आहे. त्यामुळेआशयसंपादनात या पैलूकडे खास लक्ष देणे गरजेचे आहे. तसेच नोंदलेखनानंतर किंवा प्रकाशनानंतरही जर काही नवीन माहिती उपलब्ध झाली आणि त्यामुळे त्या संकल्पनेच्या आकलनावर, अद्ययावततेवर किंवा अचूकतेवर परिणाम होणार असेल तर नोंद सुधारित स्वररूपात प्रकाशित करणेही शक्य होणार आहे. साहजिकच आशयसंपादन ही गतिशील प्रक्रिया राहणार आहे.
माहितीची अचूकता हा तर कळीचा पैलू ठरावा. जिथे तज्ञांमध्येच अचूकतेविषयी संदिग्धता असेल तिथे तीही स्पष्ट करावी. पण ज्या संकल्पना प्रस्थापित झाल्या आहेत त्यासंबंधी अशी संदिग्धता परवडणारी नाही. तसेच आकलन स्पष्ट होण्यासाठी नोंद जेवढी परिपूर्ण होणे आवश्यक आहे तेवढी ती करण्याचे उत्तरदायित्व आशयसंपादनाकडे असेल.
विश्वकोशातीलनोंद ही संशोधननिबंधासारखीही नाही तसेच वर्तमानपत्रांसारख्या नियतकालिकांमधील लेखांसारखीही नाही. ही दोन टोके आहेत. संशोधननिबंधाचे आकलन विषयाची ओळख नसलेल्या वाचकाला होणे कठिण जाईल. उलटपक्षी वर्तमानपत्रातील लेखाचे आकलन जरी त्याला झाले तरी त्यातील माहिती अचूकता आणि परिपूर्णता या निकषांवर उणीच ठरेल. विश्वकोशातील नोंदींचे लेखन आणि आशयसंपादन करताना ही दोन्ही टोके टाळून सुवर्णमध्य घेण्याची नितांत आवश्यकता आहे. तसेच विश्वकोश म्हणजे एखाद्या विषयाचे पाठ्यपुस्तक नाही याचीही जाणीव ठेवावी लागेल.
मराठी भाषा बहुपदरी आहे. महाराष्ट्राच्या विविध विभागांमध्ये प्रचलित भाषेचे स्वरूप वेगवेगळे आहे. विचारांच्या अभिव्यक्तिसाठी निरनिराळ्या भागांमध्ये निरनिराळे शब्द वापरले जातात. एकाच विभागातील शहरी आणि ग्रामीण भाषेमध्येही बराच फरक पडतो. परंतु हे बोलीभाषेपुरतेच मर्यादित आहे. या निरनिराळ्या विभागांमधील जिल्हास्तरीय वर्तमानपत्रांकडे नजर टाकल्यास बहुतांशी एकच प्रमाण भाषा वापरल्याचे ध्यानात येते. विश्वकोशासाठीही हेच धोरण ठेवणे आवश्यक आहे. लेखक महाराष्ट्राच्या निरनिराळ्या विभागांमधील असल्यामुळे अनवधानाने बोली भाषेतील शब्दांचा वापर झाला असेल तर आशयसंपादनाच्या स्तरावरच त्याचा निपटारा व्हावा. वाचकही महाराष्ट्राच्या विविध विभागांमधील तसेच महाराष्ट्राबाहेरचा मराठी भाषक असल्यामुळे आकलनक्षमतेच्या निकषावर एकाच प्रमाणभाषेचा वापर आवश्यक आहे.
दिलेल्या शब्दमर्यादेत नोंदलेखन करताना त्या विषयासंबंधीच्या जास्तीत जास्त तीन मुद्द्यांचा परामर्श घेणे शक्य होते. हे तीन मुद्दे कोणते व त्यांचा अग्रक्रम काय असावा हे लेखक आणि आशयसंपादक या दोघांनीही निर्धारित करणे आवश्यक आहे. लेखनापूर्वी ज्ञानमंडळातील तज्ञांबरोबर यासंबंधी विचारविमर्श झाल्यास वारंवार पुनर्लेखन करणे टाळता येईल.
नोंदींच्या शब्दमर्यादेचे पालन करण्यासाठी किमान शब्दांमध्ये कमाल माहिती देण्याची आवश्यकता आहे. म्हणूनच विशेषणे, उपमा-उत्प्रेक्षा यांसारख्या व्याकरणी अलंकारांचा वापर टाळावा. त्यापायी वाचकाला संकल्पनांचे आकलन तर होईल पण तत्संबंधी त्याच्या मनात काही पूर्वग्रह तयार होणार नाहीत.
पारिभाषिक शब्दांचा वापर : आशयसंपादनानंतर भाषासंपादन जरी होणार असले तरी पारिभाषिक शब्दांचा अतिवापर भाषासंपादनात अडसरच ठरेल. वाचकाची नोंदविषयाची ओळख जुजबीच असेल हे गृहीत धरून विषयासंबंधी परिभाषेचा वापर जितका टाळता येईल तितका ठाळलेला बरा. जिथे तो अत्यावश्यक असेल तिथे सर्वसामान्य वाचकाला परिचित असलेल्या भाषेत त्याची पुनरावृत्ती केल्यास ती उपयुक्त ठरेल.
काही पारिभाषिक शब्द वाचकाला परिचित वाटू शकतात. उदाहरणार्थ ‘कल्चर’. यासाठी मराठीत ‘संस्कृती’ हा पर्यायी शब्द वापरला जातो. पण तो मानववंशशास्त्रातील संकल्पनेपुरताच मर्यादित आहे. जीवशास्त्रातही कल्चर हा शब्द वापरला जातो. त्यासाठी संवर्धन हा पर्यायी शब्द उपलब्ध आहे. आपण विश्वकोशात मूळ इंग्रजी व मराठी अशा दोन्ही शब्दांचा उल्लेख करणार आहोत. त्यामुळे वाचकाचा गोंधळ उडणार नाही अशा तर्‍हेने या शब्दांचा वापर करावा. त्यासाठीही हायपरलिंकींगची तरतूद उपयुक्त ठरेल.
नोंदीतील संदर्भ : आशयसंपादन त्या त्या विषयाशी संबंधित ज्ञानमंडळाचे सदस्य किंवा त्यांचे तज्ञ सल्लागारच करणार आहेत. परंतु अपेक्षित वाचकवर्ग सर्वसामान्य असेल याकडे आशयसंपादन करताना ध्यान देणे आवश्यक आहे. संशोधनाची सुरुवात करणारे विद्यार्थी सुरुवातीच्या काळात विश्वकोशाचा आधार घेण्याची शक्यता आहे. परंतु अधिक सखोल ज्ञानप्राप्तीसाठी ते इतर आणि मूळ संशोधनपर निबंधांकडेच वळतील. ते साध्य करण्यासाठी त्यांना उपयोगी ठरणारे संदर्भ विश्वकोशातून मिळावेत ही रास्त अपेक्षा आहे. परिणामी असे काही मोजके पण परिपूर्ण संदर्भही नोंदलेखनाबरोबर असावेत.