रुग्ण माहिती व्यवस्थापन प्रणालीमध्ये रुग्णाविषयी तसेच त्याच्या आजाराविषयी सर्व माहितीचे संकलन करून ठेवले जाते. या माहितीचा शिक्षण, संशोधन, कायदेशीर पुरावा इ. विविध कारणांसाठी उपयोग केला जातो. या प्रणालीचे नोंदी ठेवणे (records keeping) व अहवाल लेखन करणे (reports writing) हे दोन अविभाज्य भाग आहेत.
नोंदी ठेवणे : प्रणालीतील या प्रक्रियेत रुग्णांसंबंधित संकलित केलेल्या नोंदींचे वर्गीकरण करून त्यावर आधारित आरोग्य सेवा पुरविणाऱ्या संस्थांच्या आरोग्य सेवांविषयी अहवाल तयार केला जातो. या नोंदी ठेवण्यामागील मुख्य हेतू, रुग्णाच्या उपचाराकरिता संदर्भ म्हणून वापरणे हा होय. याव्यतिरिक्त वैद्यकीय क्षेत्रातील अभ्यासक्रम शिकणे, संशोधन करणे, वैद्यकीय संख्याशास्त्राचा अभ्यास करून होणाऱ्या रोगांचे प्रमाण व मृत्युदर ठरविणे इत्यादींसाठीदेखील या संकलित नोंदींचा उपयोग होतो.
रुग्णालयात नोंदी ठेवण्याचे विविध प्रकार आहेत, उदा., रुग्णालयात दाखल होणाऱ्या सर्व रुग्णांच्या नोंदी; कार्यात कर्मचाऱ्यांच्या नोंदी; रुग्ण व रुग्णालय यांसंदर्भात आर्थिक नोंदी इत्यादी. या नोंदी आकारविल्हे (Alphabetical), क्रमांक देऊन (Numerical) किंवा संगणकीय (Digitalization) इ. पद्धतीने संकलित करता येतात.
परिचारिका सहभाग : गुणवत्तापूर्ण नोंदी ठेवताना परिचारिकेने पुढील बाबींकडे विशेष लक्ष द्यावे – १) लिहिलेल्या किंवा टंकलिखित नोंदी स्पष्ट, सुलभ व सोप्या असाव्यात, तसेच वापरलेल्या संक्षिप्त संज्ञा वैश्विक (Universal) असाव्यात. २) प्रत्येक नोंद त्वरित लिहून त्यावर तारीख, वेळ नमूद करून सही केलेली असावी. काही अडचण आल्यास नोंद लिहिण्यासाठी नजीकच्या पर्यवेक्षकांचा सल्ला घ्यावा. ३) परिचारिका ज्या ठिकाणी कार्यरत असतील तेथील सर्व नियम व निकषांचे पालन करून नोंदी ठेवाव्यात. ४) वापरलेल्या नोंदींचे ठराविक जागी संकलन करणे बंधनकारक असते (Medical Record Room), जेणेकरून आवश्यक असल्यास त्वरित उपलब्ध व्हाव्यात. ५) नोंदी लिहिण्यासाठी विशिष्ट आराखड्यांचा अवलंब करावा, त्यानुसार नमुना पत्रके वापरावीत. ६) संकलित नोंदी या आरोग्यकेंद्र किंवा रुग्णालयातील सेवांच्या मूल्यमापनासाठी उपयुक्त असाव्यात. ७) संकलित नोंदींची आवश्यकतेनुसार गुप्तता बाळगावी, तसेच कालबाह्य नोंदींची विल्हेवाट लावण्याची प्रक्रिया ठरविलेली असते तिचा अवलंब करावा.
संकलित नोंदीचे नमुना उदाहरण : माता व बाल संगोपन आरोग्य सेवा देताना परिचारिका पुढील नोंदी ठेवतात. (दैनंदिनी व संकलित आरोग्य सेवा नोंदी)
- कार्य कक्षेतील आरोग्य केंद्र /उपकेंद्र इ. सहित खेड्याचा नकाशा (location map).
- आरोग्य सेवा दिलेल्या प्रत्येक कुटुंबाची नोंद.
- कार्यकक्षेतील एकूण माता व बालकांच्या नोंदी.
- कार्यकक्षेतील दिलेल्या कुटुंब कल्याण सेवेच्या नोंदी.
- जीवनविषयक आवश्यक आकडेवारी (Vital Statistics – Birth Rate, Death Rate)
- गरोदर माता व जोखमीच्या गरोदर माता, सुखरूप बाळंत झालेल्या माता इ. नोंदी.
- आरोग्य केंद्रात बाळंतपण झालेल्या माता व नवजात शिशु इ. नोंदी.
- माता व बालकांना लोह गोळ्यांचे वाटप, जीवनसत्त्व ‘अ’ वाटपाच्या नोंदी.
- विविध आजार असलेले रुग्ण (संसर्गजन्य व असंसर्गजन्य) व अशा रुग्णांना दिलेल्या संदर्भ सेवांच्या नोंदी
- लसीकरण केल्याच्या नोंदी ( Immunization/Vaccination record)
- आरोग्य कर्मचाऱ्यांच्या सर्वसाधारण सभा नोंदी.
अहवाल लेखन : अहवाल लेखन हा रुग्ण माहिती संकलनासाठी एक अविभाज्य भाग आहे. दैनंदिन व नियमित लिहिलेल्या नोंदी या ठराविक कालावधीसाठी संकलित करून त्याचे संश्लेषण (synthesized) आणि एकत्रीकरण करून त्याचा आरोग्य केंद्र किंवा रुग्णालयाचा प्रगती अहवाल मांडता येतो.
अहवालाचे संकलन करताना तारीख, वर्ष, ठिकाण, अनुक्रमांक, अद्याक्षरे इ. बाबी लक्षात घेतल्या जातात. अहवाल नियोजित केलेल्या सुरक्षित जागीच ठेवावेत. अहवाल दैनंदिन, मासिक, त्रैमासिक आणि वार्षिक असतात. अहवालाचे संख्यात्मक, वर्णनात्मक किंवा कारणमीमांसात्मक असे प्रकार केले जातात.
अहवाल लिहिताना परिचारिकेने पाळावयाचे नियम व मार्गदर्शक तत्त्वे : १) अहवालात सत्य व वस्तुस्थितीवर तंतोतंत आधारित माहिती सोप्या भाषेत द्यावी; स्वत:चे मत लिहू नये. २) अहवाल संक्षिप्त व थोडक्यात असला तरी सर्व महत्त्वाच्या बाबींचा समावेश असावा. ३) वापरलेल्या संक्षिप्त संज्ञा वैश्विक (Universal) असाव्यात. ४) गुप्तता बाळगणे आवश्यक असल्यास त्याचे काटेकोरपणे पालन करावे. ५) गरजेनुसार विशिष्ट रूपरेखा तयार करावी अथवा छापील नमुना असल्यास त्याचा वापर करावा. अहवालातील महत्त्वाचे मुद्दे रेखांकित करावेत.
अहवाल लेखनाचे नमुना उदाहरण : : माता व बाल संगोपन आरोग्य सेवा देताना परिचारिका पुढीलप्रमाणे अहवाल लेखन करतात.
- गरोदर माता : १) आरोग्य कर्मचाऱ्याच्या कार्यक्षेत्रात एकूण गरोदर मातांची संख्या, त्यांना दिलेल्या गृहभेटी व आरोग्यसेवा; २) गरोदर मातांना लोहयुक्त गोळ्यांचे केलेले वाटप व धनुर्वात लसीकरणाचे दिलेले दोन्ही डोस.
- स्तनदा माता : १) आरोग्य केंद्रांत प्रसूती झालेल्या व गृहभेटी करून घरी प्रसूती झालेल्या मातांची संख्या; २) पूर्ण दिवस घेऊन बाळंत झालेल्या गरोदर स्त्रिया आणि गर्भपात झालेल्या स्त्रियांच्या आकडेवारीची नोंद व अहवाल.
- संदर्भ सेवा : १) अवघड / गुंतागुंतीच्या प्रसूतीसाठी दिलेल्या एकूण संदर्भ सेवा; २) संसर्गजन्य, इतर आजारी किंवा एड्‍स झालेल्या माता बालकांना दिलेल्या एकूण संदर्भ सेवा.
दवाखाने, रुग्णालये किंवा आरोग्यकेंद्रामधील बाह्य-रुग्ण विभाग किंवा अंतर-रुग्ण विभागातील रुग्णाच्या आरोग्य व आजार यांबाबत असलेली माहिती रुग्ण आरोग्यसेवा घेण्यासाठी दाखल होऊन आवश्यक ते उपचार घेऊन घरी जाई पर्यंतचे अथवा दुर्देवाने मृत्यू झाल्यास, सर्व नोंदी व अहवाल लिखित माहिती प्रक्रिया (MIS: Management Information System) या सदरात मोडतात आणि ही प्रक्रिया व्यवस्थितपणे पार पडण्याची जबाबदारी परिचारिकेची व संपूर्ण आरोग्य सेवा देणाऱ्या गटाची ( Health team ) असते.
समीक्षक : सरोज उपासनी
